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Comme un grand magicien, un grand organisateur d’événements ne permet jamais aux invités de voir la préparation menant à celui-ci. Tout ce que les invités devraient voire est la magie !

Ce poste contractuel à temps plein a une durée déterminée de 9 mois. Le coordonnateur planifiera et organisera les détails administratifs, les tâches et les ressources essentielles pour mettre en place, avec succès, le Sommet pancanadien des communautés noires qui aura lieu à Halifax au mois de mars 2022. Il gèrera les échéanciers, respectera les délais, entretiendra les relations avec les fournisseurs, assurera les communications avec les membres de la communauté et collaborera avec les parties prenantes selon les besoins préétablis par l’équipe de la FMJF. La personne occupant ce poste sera l’intermédiaire entre la mise en place de l’événement d’Halifax et le bureau de la Fondation Michaëlle Jean situé à Ottawa.

Rythme de travail rapide. Priorités nombreuses et parfois en simultanées;

Horaires irréguliers et heures supplémentaires à prévoir;

Le candidat retenu travaillera à distance et utilisera son propre équipement informatique ainsi que son téléphone cellulaire;

Les dépenses opérationnelles essentielles et entendues au préalable avec le directeur des programmes seront remboursées.

Rémunération: 28 $ – 32 $ de l’heure

Date de début: Le lundi 16 août 2021

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DU POSTE:

  • Assistera aux réunions du personnel de la Fondation. Il contribuera à l’organisation et participera aux diverses réunions des comités de travail du Sommet;
  • Documentera les discussions et les décisions des groupes de travail du Sommet et contribuera à la mise en œuvre des actions choisies;
  • Aidera à répondre à toutes les demandes et à résoudre les problèmes reliés à l’organisation de l’évènement;
  • Établira des relations solides avec les parties prenantes, y compris le Centre des congrès d’Halifax, les fournisseurs audiovisuels, les commanditaires, les bénévoles, les conférenciers et autres;
  • Aidera de manière proactive à identifier les risques et les problèmes;
  • Assurera la qualité des données saisies et fera en sorte que le système de gestion du Sommet demeure à jour;
  • Inscrira les délégués à l’événement et maintiendra des listes d’inscriptions à jour;
  • Post-évènement, il préparera et enverra des lettres de remerciement reconnaissant la contribution des partenaires, des commanditaires et des présentateurs au succès de l’évènement;
  • Préparera et imprimera les porte-noms et les trousses de bienvenue des délégués;
  • Préparera l’expédition des matériaux et équipements vers le site de l’événement et sélectionnera la compagnie de transport idéale pour les besoins du Sommet;
  • S’assurera que tous les engagements et exigences des commanditaires (par exemple : signalisation, logos, etc.) soient respectés, génèrera les rapports de suivi de la recherche de commanditaires et fournira tout autre rapport au besoin;
  • Suivra et mettra à jour tous les scénarios critiques de l’événement;
  • Soutiendra les efforts de communication au besoin avec les fournisseurs locaux, les hôtels, les représentants du gouvernement, Discover Halifax, etc.;
  • Communiquera aux délégués de l’événement et conférenciers les détails et les informations pertinentes de l’événement;
  • Contribuera à la promotion et au marketing de l’événement au besoin;
  • Recrutera et supervisera des bénévoles pour aider à l’inscription, au bureau d’information, etc.;
  • Préparera un sondage portant sur l’évènement et compilera les résultats;
  • Travaillera et collaborera avec les coprésidents à Halifax qui joueront le rôle de soutien constant lors de l’organisation de l’évènement.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE:

• Un minimum de 2 ans d’expérience professionnelle et idéalement, avec un organisme à but non lucratif;

• Certificat d’études collégiales en hôtellerie ou en gestion d’événements (ou formation et expérience connexes);

• Excellentes compétences organisationnelles;

• Compétences en communication et en résolution de problèmes;

• Bonne maîtrise de l’anglais (le français est un atout);

• Bonne connaissance des subtilités du gouvernement de la Nouvelle-Écosse et ce, à tous les niveaux;

• Bonne compréhension des communautés afro-néo-écossaises;

• Aisance pour le réseautage d’affaires et facilité à entretenir et maintenir des relations;

• Servir de pont entre les partenaires d’Halifax et la Fondation et ce, sur une base quotidienne;

• Personne autonome et motivée à travailler efficacement avec un minimum de supervision.

AUTRE RESPONSABILITÉ:

Former et encadrer les bénévoles.

Pour postuler, veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et une lettre de présentation à: Programs@fmjf.ca

Date limite de candidature: Le mercredi 27 juillet 2021